Vos scouts seront bien occupés durant toute l’activité, mais vous ne chômerez pas non plus, rassurez-vous. Pour les animateurs, le Gamelle commence un jour plus tôt, dès le vendredi. En fonction de la durée de montage, vous devrez monter votre poste le vendredi ou le samedi et, en toute hypothèse, faire valider votre poste avant l’arrivée des scouts le samedi matin. Outre cette formalité, le reste de votre temps sera majoritairement occupé par l’animation des éclaireurs participants. Découvrez en quelques moments clés comment se déroulera votre Gamelle en tant qu’animateur.
Vendredi
10.00 : Arrivée sur le terrain
Vous serez impérativement attendus sur le terrain entre 10 h et 12 h le vendredi matin. Vous devrez vous rendre au QG de l’activité où vous serez accueillis par un membre de l’équipe, qui vous indiquera l’emplacement de votre poste, vous distribuera vos laissez-passer et votre roadbook, vous remettra les documents nécessaires et vous donnera toutes les dernières explications importantes. C’est également le moment de leur poser vos questions si vous en avez. Après le check-in au QG, soit vous vous rendrez directement à votre emplacement de poste pour débuter le montage s’il est prévu le vendredi, soit un coup de main vous sera attribué.
14.00 :Avalisation des postes (pour les postes montés le vendredi)
A partir de 14 h, vous êtes susceptibles de recevoir la visite d’un des membres de l’équipe Postes à l’emplacement de votre poste. Il viendra l’avaliser, c’est-à-dire qu’il validera le montage et la sécurité de votre installation. Si les conditions d’avalisation ne sont pas réunies, vous devrez adapter votre installation en conséquence et l’équipe Postes repassera plus tard dans la journée pour une nouvelle vérification. Votre poste devra être impérativement avalisé avant le début du jeu. Dans le cas contraire, il sera fermé et ne sera pas accessible aux scouts.
21.00 : Repas des animateurs
A partir de 19 h 00, tous les animateurs sont attendus au chapiteau près du QG. Ce sera avant tout un moment de rencontre, festif qui aura également pour objectif de vous faire passer les différentes consignes de dernière minute lors d’un dernier briefing avant l’activité. Vous serez ensuite invités à prendre un repas et à boire le verre de l’amitié (le seul du weekend) en compagnie de l’équipe d’organisation. De nombreuses surprises vous seront réservées ce soir-là.
00.00 : Fin de la circulation
A partir de vendredi minuit, vous ne pourrez plus circuler sur le terrain avec votre véhicule. Sauf mention contraire, tous les staffs dormiront dans le ou les campings prévus à cet effet. La circulation sera à nouveau tolérée le samedi matin entre 6H00 et 9H00 uniquement pour rejoindre votre poste et, le cas échéant, débuter votre montage s’il est prévu le samedi matin. Dès 8H30, plus aucun véhicule ne pourra circuler dans la zone de jeu. Vous ne garerez donc pas votre véhicule à proximité de votre poste, ceux-ci devant impérativement être stationnés en dehors du terrain sur la voie publique, voire sur des parkings prévus à cet effet.
Samedi
06.00-08.00 : Départ des éclaireurs
Des départs en car seront organisés depuis plusieurs endroits. L’organisation prendra en charge la répartition des patrouilles dans les cars, mais nous vous demandons qu’au moins un représentant de la troupe (animateur, animateur d’unité ou parent) soit présent sur place. Sachez qu’il est possible pour un animateur d’embarquer également dans un car ensuite. Vous recevrez au cours de l’année un courrier à transmettre aux parents qui détaillera la procédure de départ.
10.00 : Début de l’activité
L’arrivée des scouts est prévue vers 9 h 30. Ils seront accueillis aux camps de zone, où ils recevront du matériel et les consignes pour la journée. Le jeu débutera aux environs de 10 h. A partir de ce moment-là, vous devez impérativement être présents sur votre emplacement et être prêts à accueillir les scouts durant toute la durée du jeu (jusqu’à minuit).
19.00 : Doublement des points
A partir de 19h00, les scouts ont la possibilité de se rendre dans n’importe quel camp de zone pour pouvoir bénéficier du doublement des points. Cela signifie, qu’après avoir reçu le cachet de validation, tous les points obtenus grâce aux balises et aux postes comptent double. Pour vous les animateurs, rien ne change. Les points seront automatiquement doublés lors de l’encodage des résultats.
Dimanche
00.00 : Remise du roadbook
Fin du jeu!
Nuit
Les scouts devront cette année dormir sur le camping et y être pour 00h au plus tard ! D’une manière générale, tous les staffs sont invités à procéder au démontage de leur poste dès la fin du jeu. Si votre poste se situe dans une zone “non surveillée”, celui-ci devra impérativement être démonté après la fin du jeu (sauf à prendre la responsabilité de laisser votre matériel sans surveillance). La circulation sera rétablie le dimanche matin, à partir de 1H00, afin de permettre le démontage de votre poste. Vous rejoindrez ensuite le camping qui vous aura été attribué la veille pour y passer la nuit.
08.30 : Agora Game
Après votre lever et votre petit-déjeuner, vous êtes invités à rejoindre la zone d’attente à proximité du QG. Vous y retrouverez vos éclaireurs et vous pourrez participer aux animations de l’Agora Game, pour patienter avant le début de la cérémonie.
11.30 : Cérémonie
Vous êtes bien entendu conviés à participer à la cérémonie de clôture en compagnie de votre troupe, durant laquelle seront remis les gamelles et les fanions aux patrouilles victorieuses. Mais les staffs seront également à l’honneur avec les sifflets d’or.
12.30 : Repas en troupe
Après la cérémonie, vous pourrez profiter, en troupe toujours, d’un repas chaud préparé par l’équipe d’intendance.
14.00 : Rangement
Dès que les scouts auront quitté le terrain, vous pourrez rejoindre votre poste et terminer le rangement. Une fois le rangement terminé, vous devrez signaler à l’organisation que vous être prêt à partir. A ce moment vous aurez le choix entre attendre que l’organisation vienne valider le rangement de votre endroit de poste ou partir. Dans le deuxième cas, l’organisation viendra vérifié l’état de rangement de votre poste après votre départ.
16.00 : Fin
Vous devrez avoir terminé le rangement pour 16 h. Et vous pourrez quitter le terrain après avoir reçu l’autorisation de l’équipe Postes, qui passera vérifier la remise en état de votre emplacement.