Vos scouts seront bien occupés durant toute l’activité, mais vous ne chômerez pas non plus, rassurez-vous. Pour les animateurs, le Gamelle Trophy commence un jour plus tôt, dès le vendredi. Vous devrez en effet monter et faire valider votre poste avant l’arrivée des scouts le lendemain. Outre cette formalité, le reste de votre temps sera majoritairement occupé par l’animation des éclaireurs participants. Découvrez en quelques moments clés comment se déroulera votre Gamelle Trophy en tant qu’animateur.

Vendredi

10.00 : Arrivée sur le terrain

Vous serez impérativement attendus sur le terrain entre 10 h et 12 h le vendredi matin. Vous devrez vous rendre au QG de l’activité où vous serez accueillis par l’équipe Postes, qui vous indiquera l’emplacement de votre poste, vous distribuera vos laissez-passer et votre roadbook, vous remettra les documents nécessaires et vous donnera toutes les dernières explications importantes. C’est également le moment de leur poser vos questions si vous en avez. Après le check-in au QG, vous vous rendrez directement à votre emplacement de poste pour débuter le montage.

14.00 : Avalisation des postes

A partir de 14 h, vous êtes susceptibles de recevoir la visite d’un des membres de l’équipe Postes à l’emplacement de votre poste. Il viendra l’avaliser, c’est-à-dire qu’il validera le montage et la sécurité de votre installation. Si les conditions d’avalisation ne sont pas réunies, vous devrez adapter votre installation en conséquence et l’équipe Postes repassera plus tard dans la journée pour une nouvelle vérification. Votre poste devra être impérativement avalisé avant le début du jeu. Dans le cas contraire, il sera fermé et ne sera pas accessible aux scouts.

21.00 : Repas des animateurs

A partir de 20 h 00, tous les animateurs sont attendus au chapiteau près du QG. Ce sera avant tout un moment de rencontre, festif qui aura également pour objectif de vous faire passer les différentes consignes de dernière minute lors d’un dernier briefing avant l’activité. Vous serez ensuite invités à prendre un repas et à boire le verre de l’amitié (le seul du weekend) en compagnie de l’équipe d’organisation. De nombreuses surprises vous seront réservées ce soir-là.

00.00 : Fin de la circulation

A partir de vendredi minuit, vous ne pourrez plus circuler sur le terrain avec votre véhicule, et ce jusqu’à ce que les scouts aient quitté le terrain le dimanche après-midi. Vous ne garerez pas votre véhicule à proximité de votre poste, des parkings en dehors de la zone de jeu seront prévus à cet effet.

Samedi

06.00-08.00 : Départ des éclaireurs

Des départs en car seront organisés depuis plusieurs endroits. L’organisation prendra en charge la répartition des patrouilles dans les cars, mais nous vous demandons qu’au moins un représentant de la troupe (animateur, animateur d’unité ou parent) soit présent sur place. Sachez qu’il est possible pour un animateur d’embarquer également dans un car ensuite. Vous recevrez au cours de l’année un courrier à transmettre aux parents qui détaillera la procédure de départ.

10.00 : Début de l’activité

L’arrivée des scouts est prévue vers 9 h 30. Ils seront accueillis aux camps de zone, où ils recevront du matériel et les consignes pour la journée. Le jeu débutera aux environs de 10 h. A partir de ce moment-là, vous devez impérativement être présents sur votre emplacement et être prêts à accueillir les scouts durant toute la durée du jeu (jusqu’à 2 h du matin).

21.30 : Doublement des points

A partir de 21 h 30, les scouts ont la possibilité de se rendre dans n’importe quel camp de zone pour pouvoir bénéficier du doublement des points. Cela signifie, qu’après avoir reçu le cachet de validation, tous les points obtenus grâce aux balises et aux postes comptent double. Pour vous les animateurs, rien ne change. Les points seront automatiquement doublés lors de l’encodage des résultats.

Dimanche

02.00 : Remise du roadbook

A la fin du jeu, vous devrez déposer votre roadbook de staff au camp de zone indiqué sur la couverture de votre roadbook.

Nuit

Les scouts ont le choix. Soit ils dorment sous un bivouac, qu’ils installeront à proximité de leur camp de zone de fin de jeu. Ce choix leur rapportera des points supplémentaires. Soit ils peuvent dormir sous le chapiteau installé près du QG (attention, pas de bivouac dans le camp de zone à proximité du QG !). Quant à vous, vous logerez sous tente (que vous aurez pris soin d’amener), à proximité de votre poste.

08.30 : Agora Game

Après votre lever et votre petit-déjeuner, vous êtes invités à rejoindre la zone d’attente à proximité du QG. Vous y retrouverez vos éclaireurs et vous pourrez participer aux animations de l’Agora Game, pour patienter avant le début de la cérémonie.

11.30 : Cérémonie

Vous êtes bien entendu conviés à participer à la cérémonie de clôture en compagnie de votre troupe, durant laquelle seront remis les gamelles et les fanions aux patrouilles victorieuses. Mais les staffs seront également à l’honneur avec les sifflets d’or.

12.30 : Repas en troupe

Après la cérémonie, vous pourrez profiter, en troupe toujours, d’un repas chaud préparé par l’équipe d’intendance.

14.00 : Rangement

Dès que les scouts auront quitté le terrain, vous pourrez rejoindre votre poste et terminer le rangement. La circulation en voiture sur le terrain sera à nouveau autorisée.

16.00 : Fin

Vous devrez avoir terminé le rangement pour 16 h. Et vous pourrez quitter le terrain après avoir reçu l’autorisation de l’équipe Postes, qui passera vérifier la remise en état de votre emplacement.